Die perfekte Gästeliste erstellen - clever planen & entspannt feiern

Das Wichtigste in Kürze
Die Gästeliste Hochzeit ist einer der ersten Schritte in der Hochzeitsplanung. Sie beeinflusst Budget, Location, Gästeanzahl und Stimmung. Mit einer guten Vorlage oder Excel-Liste behältst du den Überblick.

• Wen einladen? Familie, Freunde, Arbeitskollegen, Eltern & Hochzeitsgäste zuerst.
  

• Kinder, Plus-Ones & Begleitungen früh festlegen.
  

• Gästezahl an Budget und Hochzeitslocation anpassen.
  

• Rückmeldungen & Absagen schon einplanen.
  

Vorlage / Excel oder Google Sheets verwenden, um Name, Beziehung & RSVP zu strukturieren.

Warum eine durchdachte Gästeliste so wichtig ist

Ohne Gästeliste verlierst du schnell den Überblick über Personen, die dir wichtig sind - und über die Kosten, die mit jedem neuen Gast entstehen. Hochzeitsgäste kosten mehr als nur Essen und Getränke: Locationgröße, Dekoration und weitere Aspekte (z.B. Gästeformen wie Arbeitskollegen, Freunde oder Familie) wirken mit. Deine Gästeanzahl beeinflusst direkt, ob mehr Personal, mehr Raum und eine größere Hochzeitsfeier nötig sind.

Wen sollte man einladen? Kriterien & Prioritäten

Nicht jede Person, die du kennst, muss automatisch auf der Gästeliste stehen - aber manche sind essenziell:

• Familie: Eltern, Geschwister, enge Verwandte
  

• Freunde: besonders gute Freunde, mit regelmäßigen Kontakt
  

• Arbeitskollegen: nur, wenn du möchtest, dass Kollegen ein Teil deines großen Tages sind
  

• Plus-Ones & Begleitungen: klar regeln, ob Partner eingeladen werden dürfen
  

• Kinder: früh festlegen, ob Kinder eingeladen sind - das wirkt sich stark auf Budget & Platz aus
  
  

Wie viele Gäste sind üblich? Durchschnitt & Orientierung

Hochzeitsgröße	Typische Gästezahl	Einflussfaktoren
Kleine Feier	ca. 20 - 50 Personen	Budget, Hochzeitslocation, enge Freunde & Familie
Mittlere Hochzeit	ca. 50 - 100 Gäste	Arbeitskollegen, Plus-Ones, Gäste aus Entfernung
Große Feier	über 100 Personen	große Hochzeitsfeier, klare Planung & Budget

Diese Übersicht hilft, eine realistische Gästeanzahl zu kalkulieren - besonders, wenn du weißt, wie viele Personen deine Location fassen kann.

Wann & wie die Gästeliste erstellt wird

• Beginne mit einer blanken Liste, sobald Datum & Hochzeitslocation fest stehen.
  

• Arbeite mit einer Vorlage (Excel oder Google Sheets), Spalten für Name, Beziehung, Plus-One, Kinder, Rückmeldungen, Absagen, besondere Wünsche.
  

• Rückmeldungen und Zusagen im Blick behalten - wer hat zugesagt, wer abgesagt? Noch einfacher geht das mit unseren Save the Date Karten.
  

• Update regelmäßig, besonders wenn neue Personen hinzukommen oder absagen.
  
  

Wie kann man die Gästeliste kürzen, wenn nötig?

Wenn noch mehr Gäste dazukommen als geplant oder das Budget knapp wird, helfen diese Strategien:

• A-Liste / B-Liste: Hauptgäste (Eltern, Familie, enge Freunde) vs. Wunschgäste
  

• Vorschlag: Keine Kinder außer unmittelbare Familie oder „nur erwachsene Gäste“
  

• Partnerregel: Plus-One nur, wenn Partner schon persönlich wichtig für dich / euch ist
  

• Arbeitskollegen & entfernte Bekannte: je nach Raum & Budget priorisieren oder weglassen
  

Kosten & Raum berücksichtigen

Deine Hochzeitslocation und dein Budget setzen die Rahmenbedingungen:

• Kosten pro Person: Essen, Getränke, Sitzplatz, ggf. Übernachtung & Kinderbetreuung
  

• Sektempfang oder kleines Willkommensgetränk vorher beeinflusst Budget
  

• Mehr Leute = mehr Platz, mehr Personal, höhere Anforderungen an Logistik & Sitzordnung
  

Vorlage & Tabelle zur Gästeliste

Damit du direkt starten kannst, hier eine einfache Vorlage zur Gästeliste:

Name	Beziehung (Familie / Freunde / Arbeitskollegen)	Plus-One	Kinder	RSVP	Rückmeldungen	Besondere Wünsche
…	…	Ja / Nein	Zahl	ausstehend / zugesagt / abgesagt	…	vegetarisch / Allergien etc.

Du kannst die Spalten einfach in ein Google Sheet oder eine Excel Tabelle kopieren und direkt mit deiner Gästeliste starten.

Tipp: Erstelle zwei Spalten für unterschiedliche Szenarien (z. B. Budget klein vs. größer) und behalte „Änderungen & Absagen“ von Anfang an im Blick.

Schlussgedanken zur Gästeliste

Eine vollständige, gut durchdachte Gästeliste erleichtert dir vieles: Budgetplanung, Gästezahl, Planung & Stimmung. Nutze Vorlagen, klare Kriterien und halte die Gästeliste flexibel - dann wird sie zu deinem Werkzeug, nicht zu einer Last.

Quellen

https://www.straussundfliege.de/hochzeit-planen-gaesteliste/

https://stefanie-reindl.com/gaesteliste-hochzeit-excel-vorlage-zum-download/